ÁREA DE ARCHIVO CENTRAL
El Archivo Central, garantiza
la organización y preservación de la documentación administrativa que genera y recibe el Ministerio.
Contamos
con un “Sistema de Archivo MPPRE” que es aplicado en todos los archivos de
gestión de las dependencias internas y Misiones Diplomáticas, el cual nos
facilita la clasificación y organización
de los documentos en su etapa activa y
su posterior transferencia de manera
sistematizada al Archivo Central, una vez cumplido este periodo.
Posteriormente
al cumplirse la fase semiactiva en el Archivo Central, esta documentación es
valorada y seleccionada por la “Comisión Evaluadoras de Documentos” para que
sea transferida al Archivo Histórico y
ponerla a disposición de investigadores y ciudadanos en general.
Entre
sus funciones principales, tenemos:
- Implementación del Sistema de Archivo y de las Normas respectivas en los archivos de gestión de las dependencias internas y descentralizadas del Ministerio.
- Organización, clasificación y sistematización de la documentación.
- Asesorar a los responsables de los archivos en cuanto a la aplicación del “Sistema de Archivo MPPRE” y las “Normas de Transferencia de Documentos”.
- Coordinar la transferencia de documentos al Archivo Central siguiendo las Normas correspondientes.
- Atender solicitudes de información de las distintas dependencias del Ministerio.
- Aplicación de las “Normas para la Desincorporación y Destrucción de Documentos en las Misiones Diplomáticas de Venezuela”.
- Elaboración y/o actualización de instrumentos archivísticos: cuadro de clasificación, tabla de disposición documental, manuales e instructivos de transferencia y desincorporación de documentos.
- Valorar, seleccionar y transferir al Archivo Histórico la documentación patrimonial del Ministerio.
- Transcripción, cotejo y corrección de inventarios en Base de Datos.
