ÁREA DE SERVICIOS DE AUTOMATIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
El
Área de Servicios de Automatización y Conservación Documental es una unidad de apoyo
que tiene dos objetivos generales:
El primer objetivo de esta área es dictar
normas y crear procedimientos para que los procesos de automatización de los
archivos que custodia la Dirección de Archivos, Bibliotecas y Divulgación de la
Cancillería, se lleven a cabo cumpliendo con estándares internacionales que
garanticen la correcta gestión y recuperación de la información mediante el uso
de bases de datos y otros recursos tecnológicos. Igualmente está área resguarda
el repositorio digital y garantiza su actualización, migración y mejoramiento a
medida que las nuevas tecnologías de información evolucionan.
El
servicio de automatización tiene como finalidad la democratización de la
información y difusión del contenido histórico, bibliográfico y hemerográfico, utilizando
todos los recursos tecnológicos para ello, respetando la ley de archivos
vigente. De igual forma pretende la generación de copias fieles del documento
original, para disminuir la intervención de los soportes originales que estén
en estado de deterioro, con hongos, rotos, entre otros aspectos.
Adicionalmente,
la Coordinación apoya la atención a usuarios del Área de Biblioteca, Archivo
Histórico, Archivo Central y Divulgación y Apoyo Documental, digitalizando
diversos materiales de interés de los investigadores, funcionarios del
Ministerio, y del público en general.
El
segundo objetivo de esta área es desarrollar criterios propios y metodologías
que permitan preservar las distintas colecciones documentales del Ministerio,
respetando las políticas, tendencias y
estándares nacionales e internacionales de conservación con principios comunes
de protocolización, intercambio, procesamiento, recepción y devolución entre
los archivos central, histórico y automatización.
Actividades:
- Administración, mantenimiento y actualización de los servidores para consulta interna de nuestras bases de datos.
- Ejecución de funciones de soporte, asesoría tecnológica a las distintas áreas de la Dirección que lo requieran.
- Apoyo para la atención de usuarios internos y externos de las áreas de trabajo de la Dirección, digitalizando distintos materiales.
- Monitoreo periódico de las condiciones generales de las bóvedas y biblioteca, para verificar las condiciones de la documentación, humedad, temperatura, filtraciones, o identificar problemas que comprometan la colección.
